Intergierte Geschäftsprozesse

Die Art und Weise, wie Informationen erfasst, verwaltet und genutzt werden, ist entscheidend dafür, ob man zu den Gewinnern oder zu den Verlierern gehört.”

BILL GATES

 

Möglicherweise haben Sie sich ja schon einmal gefragt „ wie kann ich mich intern besser organisieren, um meine oder die Überstunden meiner Mitarbeiter zu reduzieren. Und diese zielgerichteter am Kunden einsetzen zu können, weil deren Schreibtische nicht mit alltäglichem Papierkram überlastet sind.

Stimmts.

Wenn nicht, wäre das nicht eine berechtigte und sinnvolle Frage?

Wie wäre es für Sie, als Unternehmer, wenn Sie alle Ihre Geschäftsprozesse voll miteinander integrieren könnten und dabei nicht nur Zeit sparen und an Effizienz gewinnen sondern „ganz nebenbei“ noch mehr Umsatz generieren können?

Und wie wäre es, wenn zusätzlich Ihre Mitarbeiter viel zufriedener wären, weil sie sich nicht mit lästigem, sich ständig wiederholendem „Kram“ beschäftigen müssten und statt dessen ihre Zeit sinnvoll damit verbringen Ihre Interessenten und Kunden „glücklich“ zu machen?

Große Konzerne haben den Benefit schon lange erkannt.

Sie investieren Gelder in Millionenhöhe, um ihre Geschäftsprozesse zu integrieren und zu automatisieren. Der Deutsche Mittelstand tut dies weitgehend nicht, während Startups von Beginn an darauf setzen und hierdurch große Chancen haben mittelständischen Unternehmen wichtige Marktanteile abzunehmen.

Welche Geschäftsprozesse? Was ist das überhaupt?

Werden Sie sich jetzt möglicherweise fragen. – Achtung; ab jetzt kommt ein langer Text 😉

Ein Geschäftsprozess (Abkürzung:GP) ist eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben,Arbeitsabläufe), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Er wird durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und transformiert ‚Input‘ durch den Einsatz materieller und immaterieller Güter und unter Beachtung bestimmter Regeln und unternehmensinterner und -externer Faktoren zu einem ‚Output‘.[1] (Fortsetzung auf Wikipedia)

Es ist gar nicht so einfach, sich bei diesem Thema kurz zufassen.

Ich sehe für kleine und mittelständische Unternehmen die einzelnen Abteilungen, die in ihrer Logik meistens abgeschlossen sind, als einen übergeordneten Geschäftsprozess, also Vertrieb, Marketing, Einkauf, Produktion usw. Darunter liegen weitere Prozesse, die sich immer wieder wiederholen und einzelnen Prozessschritten folgen.

Das ist jetzt sehr simplifiziert und soll keine wissenschaftliche Abhandlung werden, so lasse ich die verschiedenen Unterteilungen und Prozessarten jetzt einfach weg.

Nehmen wir also ein Beispiel:

Marketing & Vertrieb:

Ein Interessent besucht unsere Webseite, idealerweise entlockt ein clever gestalteter „Call to action“ ( CTA – eine Handlungsaufforderung) unserem Interessenten seine E-Mail Adresse.

  • (1) Da wir über intelligente und integrierte Systeme verfügen, landet diese E-Mail Adresse zunächst in unserem CRM (Customer Relationship Management Tool zu deutsch Kundenbeziehungsmanagement Werkzeug).
  • Von hier aus beginnen wir nun diesen „Lead“ (Interessenten) zu veredeln. Wir wollen ihn zum Käufer machen.
  • (2) Zunächst bekommt er die Informationen, die er über den CTA angefordert hat. Darüber, wie er unsere Informationen behandelt, erfahren wir mehr über ihn. Diese Informationen speichern wir in dem CRM System.
  • (3)Natürlich bieten wir ihm im Laufe der (automatisierten) Korrespondenz auch an, ihm ein persönliches Angebot zu unterbreiten, da unser Interessent über unsere intelligent strukturierten Informationen nun bereits eine persönliche Beziehung zu unserem Unternehmen aufgebaut hat, möchte er dieses Angebot sehr gerne bekommen.
  • (4)Nun, nachdem wir uns die „Mühe“ gemacht haben ein personalisiertes Angebot zu erstellen, möchten wir natürlich auch wissen, ob es dem Interessent gefällt oder ob er Änderungen wünscht.
  • Wie wäre es nun, wenn der Vertriebsmitarbeiter bereits wüsste, wann der Interessent das Angebot geöffnet hat? Und könnte man das Gespräch nicht nun auch viel ziel gerichteter eröffnen, um bestenfalls schnell zu einem Kundentermin oder direkten Verkaufsabschluss zu kommen?
  • (5)Ich setze mein Beispiel mit einem nun entstandenen Kundentermin fort, indem der Vertriebsmitarbeiter nun ein Treffen mit dem Kunden vereinbart.
  • (6) Auch hier läuft weiterführend ein (sub)Prozess ab. Der Vertriebsmitarbeiter lässt für den Interessenten eine Kampagne starten, die ihn zielführend für das Gespräch vorbereitet. In kleinen Videos bekommt er bereits vorab Antworten auf übliche Fragen (FAQ) und eine Erinnerung an den Termin sowie die Koordinaten für den Treffpunkt als google link auf sein Handy.
  • Weiterhin unterstelle ich, dass der Mitarbeiter sich optimal auf das Gespärch vorbereiten möchte. Und wenn er das Systeme in der Hand hat, die es ihm ermöglichen beispielsweise die Sozialen Profile seines Interessenten einzusehen, dann fällt ihm Schritt eins Gespräch; der Vertrauensaufbau, viel leichter. Sehen Sie das auch so?
  • (7) Nachdem der Kundentermin stattgefunden hat, wird dieser nachbereitet. Sei es mit weiterführenden Informationen zu den Inhalten des nun geschlossenen Vertrages oder mit Informationen, die der Interessent gerne noch haben wollte.

Ich könnte hier jetzt noch sehr viel weiter gehen. Doch ich bin mir sicher, zum Verständnis hat dies schon gereicht.

Fassen wir also nochmal diesen Prozess zusammen:

  1. E-Mail Adresse verarbeiten (im CRM)
  2. Informationskampagne starten und Lead veredeln
  3.  Angebotserstellung
  4.  Angebot nachfassen
  5.  Kundentermin vereinbaren
  6.  Kundentermin vorbereiten
  7. Kundentermin nachbereiten
  8. Bestenfalls GESCHÄFTSABSCHLUSS 🙂

Was meine ich, wenn ich sage, INTEGRIERTE GESCHÄFTSPROZESSE?

Hierunter verstehe ich verschiedene Systeme, die alle miteinander „kommunizieren“ bestenfalls ohne Schnittstellen mit einer sogenannten Vollintegration. Das heißt, ich kann auch Knopfdruck alle Informationen, die ich für ein Meeting, ein Verkaufsgespräch für das Aufsetzen einen automatisierten Kommunikationsprozesses benötige, erhalten.

In meinem Beispiel vorab habe ich ein CRM und ein Werkzeug zum Automatisieren von E-Mailverkehr sowie ein Videotool in Gedanken miteinander verbunden.

Was Sie hierfür an Technik genau benötigen und welche Kosten dies monatlich erzeugt, erkläre ich Ihnen in der Serie „Das 3×5 der Kommunikationsautomatisierung“.

In dieser Serie von 4 Blogartikeln, die Sie auch als kleine E-Mailkampagne zum selbst erleben von Automatisierung eines (kleinen) Kommunikationsprozesses erhalten können erkläre ich Ihnen zunächst

  • allgemein, wie ich auf das Thema gekommen bin, ein Video und Überblick über die Kampagne – hier gehts zum ersten Teil dieser Serie
  • 5 learnings ich Ihnen aus meiner Praxis mitgeben möchte
  • welche 5+ DSGVO tauglichen Werkzeuge sehr gut miteinander integrierbar sind und
  • 5 Bereiche im Unternehmen, die sich gut automatisieren lassen.

Zum Abschluss möchte ich Ihnen an dieser Stelle folgendes mit auf den Weg geben. Die Automatisierung wird ein gutes Verkaufsgespräch als Highlight nie ersetzen. Ich persönliche finde Dirk Kreuter einen tollen Trainer auf diesem Gebiet und habe auch einiges von ihm lernen dürfen. Holen Sie sich mit diesem Link –> sein Buch Entscheidung Erfolg <– kostenfrei und geben Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern damit ein bisschen Freude für die Mittagspause 😉

 

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